new media wiki.com

تتعامل العلاقات العامة أساساً مع عدد من فئات الجماهير ذات العلاقة بالمؤسسة ، فتكون إدارة المؤسسة طرفاً أولاً في هذا التعامل وفئات الجماهير هي الطرف الثاني ، فالعلاقات العامة كما أسلفنا الذكـر نشاط ذو اتجـاهـين مـن المؤسسة إلى فئات جماهيرهـا ومـن الجماهير إلى المؤسسة وأن كلا الاتجاهين يمثلان تفاعل مع رأي الجماهير

فإذا أخذنا على سبيل المثال شركة طيران تشتري الطائرة والمواد اللازمة لعمليات الطيران وتعمل على ترويج خدماتها وتسويق تذاكر السفر فإن فئات جماهيرها تتحدد بالمجهزين ووكلاء الشركة وبالمسافرين المحليين والأجانب وأجهزة الحكومة ورجال الإعلام .

وقد يطلق على كل فئة من الجماهير جمهوراً ومن ثم تكون في مجموعها جماهير المؤسسة أو جمهور المؤسسة وتبعاً لذلك أن لكل قطاع أو نشاط جمهوره الخاص فجمهور قطاع الصناعة هو غير قطاع التعليم وهكذا .

فالجمهور اصطلاح يقصد به فئة أو جماعة من الناس تتميز عن غيرها بخصائص أو صفات خاصة وتجمع أفرادها صفات مشتركة أو روابط معينة . وقد يقع جمهور المؤسسة في محيط مدينة واحدة أو عدة مدن ، أو علـى نطاق الدولة أو على نطاق المستوى القومي ، أو يكون في ريف صغير .

لا شك أن العلاقات العامة تأمل وتتطلع أن تتصل بالجماهير فرداً فرداً للتعـرف بدقـة علـى آرائهم ورغباتهم بهدف توصيل الحقيقـة إلى الجماهير وتحقيق التفاهم والإقناع.

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ١٣١

أساس العلاقات العامة في المؤسسات الحكومية

ترتكز العلاقات العامة في المؤسسات الحكومية على أسس عديدة أهمها:

1- توفير المؤسسة الحكومية لخدمة جديدة.

2 – سعي المؤسسة الحكومية من اجل أن تشبع خدماتها حاجات ورغبات معينة لأفراد المجتمع.

3- يجب تشجيع كل نقد بناء والرد على مختلف الانتقادات لسياسات أو خطط المؤسسة .

4- إن دراسة حاجات المجتمع ووضع – خطط لمقابلة وإشباع هذه الحاجات هـي في حد ذاتها مواد جيدة للنشر.

5- ارتباط الإعلام بموضوعات تهم الجمهور ويتوقع نشرها في الوقت المناسب.

6- يجب أن تصاغ المادة الإعلامية بحيث توافق مقدار الوقت والاهتمام والتفكير الذي يعطيه الجمهور للمادة الإعلامية. ومات ادا

7- نقل وتفسير البرنامج لأعضاء المؤسسة سيما حاجات ورغبات الجمهور .

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ١٥٤

هناك عدة خطوات لا بد من مراعاتها عند إعداد تنظيم جديد لأي جهاز علاقات عامة وهي :

1- تحديد وتعريف الهدف حيث أنه لا يوجد تنظيم نموذجي يمكن وضعه لأي قسم علاقات عامة ، وإنما التنظيم يوضع في ضوء الظروف والعوامل المحيطة بالمؤسسة وأهدافها حيث أن أهـداف القسم تحدد ملامـح التنظيم وإطـاره الذي سوف يسعى لتحقيقه بأفضل الوسائل وأقل التكاليف .

2- تحديد الواجبات المطلوب تنفيذها من قسم العلاقات العامة لتحقيق أهدافه، ولا شك أن بعض هذه الواجبات وأوجه النشاط سوف تكون رئيسة وبعضها ثانوية يجب تحديد كل منها بشكل واضح.

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ٨٢

3- تجميع أعمال ووظائف العلاقات العامة المتشابهة في شعبة أو وحدة واحدة حسب طبيعة تخصصها ، لتجنب الازدواج والتداخل في العمل وأوجه النشاط التي تؤديها وحدات مختلفة فكثيرا ما يسبب الازدواج في العمل والواجبات نوع من الالتباس ويبدد الجهود والأمـوال ويؤخـر إتخاذ القرار في العديد مـن الأمور

4- تحديد اختصاصات الشعب والوحدات التابعة لقسم العلاقات العامة وتحديد الشخص الذي يشرف على كل منها ويتحمل أعبائها وكما يجب أن يقترن تحديد الاختصاصات تحديداً للسلطات التي تساعد تنفيذ هذه الاختصاصات بشكل أفضل.

5- تعين أفراد مؤهلين مـن ذوي الكفاءة في مجال العلاقات العامة ، لمزاولة وتنفيذ المهام والأعمال التي كلفوا بها داخل القسم أو الشعبة .

6- تعريـف كـل فـرد مـن الأفراد العاملين بقسم العلاقات العامـة بواجباتـه واختصاصاته وعلاقتـه بـالأخرين في التنظيم الداخلي للقسـم أو للمؤسسة ويجب أن يتم ذلك بوضوح تـام لمـا لـذلـك مـن أثـر علـى نـجـاح عمـل قسـم العلاقات العامة وتنظيمه وإسهامه في نجاح المؤسسة.

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ٨٣

فالعلاقات العامة الجيدة أو السيئة ترتبط بمدى قدرات الموظف على رسم صورة حسنة لدى الجمهور أو الفشل في ذلك وبالتالي فهي عملية أشبه ما تكون بعملية كسب الأصدقاء والزملاء ، تفرض على الموظف الحـرص في التعامل السليم مع الجمهور وأداء الخدمة بكفاءة وإخلاص وبشكل دائم ومستمر.

وفي الحياة العملية ومن خلال الدراسات المختلفة تظـهـر عـدة حـالات أو طرق لممارسة وأداء مهام نشاط العلاقات العامة تبعاً للعوامل المحيطة الداخلية والخارجية المؤثرة على المؤسسة ونشاطها ، ومن هذه الطرق هي :

1- في حالة المشاريع والمؤسسات الصغيرة يقوم بمهام ومسئولية العلاقات العامة صاحب المشروع أو مديره بنفسه ، لأن حجم العمل وطبيعة المشروع لا يتطلب استحداث جهاز متخصص للعلاقات العامة كما اسلفنا الذكر قبل قليل.

2- في بعض المؤسسات يقوم بمهام واعمال العلاقات العامة مدير المكتب الخاص أو السكرتير لرئيس المؤسسة يقوم كذلك مدير المبيعات أو مدير التسويق مدير الدعاية والإعلان بهذه المهام إضافة لأعمالهم الأصلية ، ويؤخذ على هذه الطريقة احتمال عدم إعطاء المكلف بالعلاقات العامة الوقت والاهتمام

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ٧٠

الكافي لها ، لكونه مشغول بعمله الأصلي واحتمال أيضاً عدم توفر التخصص البشري المطلوب في هـذه المسؤولية ولكـن مـن الطبيعي أن ينظـر إلـى هـذه المسألة نظرة نسبية في ضوء حجـم المؤسسة واحتياجاتها وطبيعـة نشاطها والفائدة المتوخاة من مزاولة هذا النشاط

3- تكوين لجنة للعلاقات العامة تضم عدد من مديري الإدارات الرئيسية ذات العلاقة ويرأس هذه اللجنة رئيس المؤسسة أو نائبه وتكون هذه اللجنة مسؤولة عن تخطيط وإعداد برامج للعلاقات العامة وتكليـف مـن ينفذها . وقـد تقـوم مثل هذه اللجان إضافة إلى وجود قسم متخصص للعلاقات العامة حيث تقوم اللجنة بإعداد الخطط والبرامج والموافقة على نشاطات القسم وتتميز هذه الطريقـة بتحميل جميـع الإدارات في المؤسسـة مسـؤولية ممارسة نشـاط العلاقات العامة.

4- توزیع أعمال العلاقات العامة على الأقسام المختلفة كل حسب اختصاصها وفي مجال عملها وقد تستعين بعض المؤسسات بخبير خارجي يشترك مع هؤلاء المديرين في إعـداد خطـة وأساليب عمـل العلاقات العامة وتقديم النصـح والمشورة ، وقد يكلف أحد المديرين في المؤسسة بمهمة وضع الخطط وتنسيقها وتوزيعها لغرض التنفيذ والإشراف على سير تنفيذها بجانب عمله الأصلي أن هذه الطريقة لا تجسد المفهوم العلمي للعلاقات العامة باعتبارهـا مهنـة مختصة لها أصولها وقواعدها المتفق عليها.

5- ومن الطرق المهمة لممارسة نشاط العلاقات العامة استحداث جهاز مختص ومستقل يقوم بمهام ومسؤوليات نشاط العلاقات العامة وذلك لتطوير مهام وأعمال المؤسسة واتساع حجمها واتساع اتصالاتها كمـا يعكـس ذلـك مـدى الاهتمام والتفهم من قبل الإدارة العليا لأهمية نشاط العلاقات العامة والرأي العام.

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ٧١

إن الوضـوح يعتـبـر مـن الأهمية بمكان بالنسبة لأي مؤسسة تسعى إلى إحراز النجاحات في أعمالها ، لأن ذلك يمكنها من تحديد الوسيلة المناسبة في بلوغ تلك الأهداف والتي يجب أن تكون واضحة وسهلة الفهم ومكتوبة وواقعية وقابلة للتعديل وللقياس والتقييم وأهداف العلاقات العامة كأهداف أي نشاط تتطلب الواقعية والوضوح كما أنها ترتبط ارتباطاً قوياً بأهداف المؤسسة والدولة .

يذكر رئيس مجلس إدارة شركة جنرال موتورز بعض أهـداف العلاقات العامة وفوائدها على الإدارة بأنها :

1- زيادة شهرة المؤسسة عن طريق إنماء فهم الجمهور وتنويـره لمـا تقـوم بـه مـن خدمات ونشاط.

2- بناء سمعه طيبة في أنشطة المؤسسة بين الجمهور الذي يتعامل مع المؤسسة.

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ٥٢

3- خلق فهم واسع نحو المشاكل والصعوبات التي تواجه الإدارة. انتي ماما أما فيليب لزلي الذي يرأس أحد اكبر مكاتب العلاقات العامة في الولايات المتحدة الأمريكية فيحدد أهداف العلاقات العامة بأنها

1- رفع مكانة المؤسسة وما ينتج عن ذلك من فوائد.

2- ترويج لسلع وخدمات المؤسسة والمبيعات التابعة لها.

3- الحصول علي ثقة المواطنين.

4- التمتع بعلاقات حسنة مع المجتمع المحلي.

5- كسب ثقة المساهمين.

6- توطيد العلاقات الجيدة مع الموردين.

7- كسب ثقة الوكلاء واجتذاب الجديد منهم.

8- تجنب وحل المشاكل العمالية.

9- القدرة على اجتذاب أفضل العناصر للعمل بالمؤسسة.

10- تحقيق علاقات طيبة مع العملاء والمستهلكين. المال على البقاع

11- تنمية علاقات سليمة مع المؤسسات والمنشآت المماثلة ذات العلاقة معها.

12- علاقات حسنة مع الإدارات الحكومية.

13- معرفة ميول ورغبات واتجاهات فئات الجمهور نحو المؤسسة.

14- مساعدة المؤسسة أو المنشأة في تكوين سياساتها المختلفة عن طريق تقديم الاستشارة.

‏كتاب العلاقات العامة في التطبيق أستاذ دكتور عبد الرزاق الدليمي صفحة ٥٣